Comment bien choisir sa salle de réunion ?

La pertinence des échanges d’une réunion dépend en partie de l’environnement dans lequel elle se tiendra. Que ce soit une assise entre collaborateurs ou avec des partenaires, il y a plusieurs facteurs à prendre en compte. Il en est de même si vous sentez le besoin de redynamiser votre personnel pour l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Pour toutes vos réunions professionnelles, voici la démarche à adopter pour faire un excellent choix de sa salle de réunion.

Quelle solution si vous n’avez pas une salle de réunion adéquate au sein de l’entreprise ?

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Toute entreprise si petite soit-elle, dispose d’un siège social. Si votre entreprise est incapable de contenir tout le personnel pour une formation, il faut songer à la location d’un lieu adapté à vos besoins. La location d’une salle de réunion ou de formation paraît l’idée la plus plausible et pratique pour conduire à bien cette formation du personnel.

En effet, en changeant de cadre de travail, vos employés seront beaucoup plus motivés à donner le meilleur d’eux-mêmes. Travailler dans un cadre moderne permet de faire sortir vos collaborateurs de leur inconfort et de se livrer totalement à vous. À proximité de votre entreprise, la location d’une salle de réunion est une belle initiative pour réaliser quelques économies. Ainsi, vous n‘aurez pas à perdre beaucoup de temps pour vos déplacements.

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En France, chez Meeting Point vous propose des salles de réunion sophistiquées et adaptées à la thématique de votre réunion. Ses salles sont bien décorées pour faciliter une atmosphère conviviale de travail. Pour tous vos besoins, il existe un service de restauration prêt à s’occuper de vos invités.

Quels facteurs prendre en compte avant le choix d’une salle de réunion ?

Des critères essentiels sont à privilégier lors du choix d’une salle de réunion professionnelle pour éviter tout problème.

 La situation géographique de la salle

Dans le choix de la salle de réunion à louer, il est important de tenir compte de la proximité du lieu avec le siège social de l’entreprise. À moins que vous ne souhaitiez changer radicalement de cadre de vie, la salle de réunion doit être proche de vos locaux.

Avant de signer le bail de location, rassurez-vous qu’il y a des aires de stationnement et que la salle est facilement accessible aux handicapés. Le milieu doit aussi être desservi par le métro ou le train pour permettre à tout le monde de se rendre facilement sur les lieux.

La qualité des équipements et le confort de la salle

Il n’y a rien de plus énervant que de constater que les équipements sont insuffisants et inadaptés à vos besoins. Il est donc très important de s’assurer que la salle  dispose de tous les équipements dont vous avez besoin. En fonction de la nature de la réunion, vous aurez besoin du wifi, le vidéoprojecteur, le paperboard, l’imprimante, etc.

Pour ce qui est du confort, veillez à ce que les places disponibles soient suffisantes pour accueillir tous les participants. La climatisation ou le chauffage sont des points à examiner pour s’assurer d’un confort agréable tout au long des échanges. La luminosité et la décoration de la salle sont également à considérer.

Les différents types de salles de réunion disponibles sur le marché

Il existe une large gamme de salles de réunion en location sur le marché. Chacune d’entre elles a ses avantages et inconvénients, mais aussi des caractéristiques qui leur sont propres. Voici les différents types de salles de réunion disponibles sur le marché :

Les espaces coworking
Les espaces coworking constituent une solution intéressante pour les entreprises à la recherche d’une salle de réunion professionnelle ponctuellement ou régulièrement sans avoir besoin d’y louer des bureaux permanents. Les services proposés par ces lieux incluent généralement l’accès à Internet, l’utilisation du matériel informatique, ainsi que des provisions en café et snacks.

Les hôtels
Plusieurs grandes chaînes hôtelières disposent aussi d’espaces dédiés aux événements professionnels. Généralement situées au centre-ville ou proche des centres culturels ou économiques, ils proposent non seulement la location d’une salle équipée selon vos besoins mais aussi tous les services annexes correspondant à ce type de prestation (restauration, hébergement).

Les centres de conférences
C’est une solution pratique pour les entreprises qui organisent des événements professionnels avec beaucoup de participants venant d’horizons différents. Ces centres disposent généralement d’une infrastructure moderne et très équipée pour accueillir tous types de réunions professionnelles (séminaires, formations, ateliers). Les services proposés incluent aussi l’hébergement ou la restauration.

Les salles spécialisées
Certaines sociétés se sont spécialisées dans la location de salle de réunion exclusivement à destination des entreprises. Elles proposent souvent un large éventail d’options différentes pour répondre aux besoins spécifiques en matière d’équipements et autres nécessités telles que le stationnement gratuit sur place.

Comment optimiser l’aménagement de sa salle de réunion pour une meilleure productivité ?

Une fois que vous avez choisi la salle de réunion idéale pour votre événement, vous devez favoriser une ambiance de travail productive. Voici quelques conseils pour bien organiser votre espace :

Le choix du type et la disposition des sièges dépendent en grande partie du type d’événement que vous organisez. S’il s’agit d’une présentation ou d’un atelier, envisagez une configuration en U qui permet aux participants de voir le présentateur et les autres membres du public sans avoir à tourner leur corps. Pour un groupe plus petit ou une séance collaborative où tout le monde aura besoin de travailler ensemble, optez plutôt pour une configuration ovale ou ronde.

Lorsque vous planifiez l’aménagement de votre salle de réunion, n’oubliez pas l’éclairage. Si possible, essayez d’utiliser la lumière naturelle autant que possible car cela peut aider à garder les gens éveillés et concentrés. Si ce n’est pas faisable, assurez-vous que l’éclairage artificiel soit suffisamment lumineux mais non éblouissant.

Vous devez vérifier avant l’événement si tous les équipements requis sont fonctionnels (projecteur vidéo), avec un bon câblage internet et électrique. Il est aussi judicieux d’avoir quelqu’un disponible sur place le jour J au cas où quelque chose ne fonctionne pas comme prévu.

Assurez-vous qu’il y a une température confortable dans la salle de réunion. Si l’air conditionné ou le système de chauffage est en mauvais état, cela peut empêcher les participants d’être à l’aise et donc perturber leur concentration.

Lorsque vous planifiez votre événement, incluez des pauses régulières pour permettre aux participants de se détendre, d’utiliser les toilettes ou même simplement pour discuter avec leurs collègues. Assurez-vous que la nourriture et les boissons sont disponibles pendant ces temps libres.

En appliquant ces conseils simples lors de l’aménagement de votre salle de réunion, vous pouvez créer un environnement qui encourage la productivité et facilite le travail collaboratif.