Tout savoir sur l’approbation des comptes

Quel que soit le statut d’une entreprise, elle demeure soumise à certaines obligations sur le plan juridique et comptable. L’approbation des comptes en fait partie et se tient une fois par an. Il s’agit d’un événement qui consiste à faire approuver les comptes d’une entreprise par tous les membres de l’Assemblée générale. Que faut-il savoir sur l’approbation des comptes ?

Généralité sur l’approbation des comptes

Il faut clarifier certains points qui peuvent paraître techniques pour les novices en gestion d’entreprise.

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Signification de l’approbation des comptes annuels

Chaque année, les comptes annuels sont arrêtés à la fin de l’exercice comptable. Après quoi, ils sont déposés au greffe du Tribunal de Commerce pour une publication ultérieure au BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Cependant, les comptes annuels doivent être approuvés par l’assemblée des associés avant l’envoi. Cette approbation doit être effectuée dans les 6 mois qui suivent l’arrêt de l’exercice comptable. Après l’approbation, aucune modification ne doit être faite sur les comptes annuels.

Zoom sur les comptes annuels

Selon les obligations juridiques, toute entreprise commerciale doit tenir une comptabilité. Pour ce faire, elle doit tenir et rédiger l’ensemble des comptes annuels. Les comptes annuels prennent en compte les documents suivants :

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• le bilan : l’ensemble des éléments actif et passif de l’entreprise qui témoigne de sa situation patrimoniale à un instant T,
• le compte de résultat : les charges et les produits de l’entreprise,
• les annexes : l’ensemble des documents qui donnent une meilleure explication aux éléments précédents.

Différence entre approbation des comptes et dépôt des comptes

L’approbation des comptes annuels est une démarche comptable de l’entreprise. Quant au dépôt des comptes annuels, il consiste à déposer les documents juridiques auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Cette dernière démarche détermine l’approbation des comptes. Les deux initiatives sont donc complémentaires et l’une vient à la suite de l’autre.

Préparer l’Assemblée générale

Avant l’approbation des comptes, il est important de s’occuper de la phase de préparation. L’objectif de l’AG est de valider les comptes annuels d’une entreprise. Devant intervenir dans les 6 mois après la clôture de l’exercice comptable, l’AG est le moment d’attribution des dividendes. Après validation des comptes annuels, plus rien ne peut être modifié.

Il revient ainsi au dirigeant de la société de mettre sur pied un document détaillant les chiffres annuels de l’entreprise et de respecter certaines règles pour que les décisions soient prises dans le respect des conditions juridiques et validées par le greffe du tribunal de commerce. Avant la réunion (l’AG), le dirigeant doit rédiger des documents à transmettre impérativement à chaque associé. Voici une liste des documents les plus importants :

• l’inventaire annuel,
• le rapport spécial sur les conditions réglementées,
• le rapport de gestion précisant la situation de la société au cours de l’exercice écoulé, les événements importants et l’évolution envisageable,
• les résolutions qui attendent l’approbation des associés,
• les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes.

Procédé d’approbation des comptes annuels

Au moment de l’approbation des comptes, les membres de l’AG valident les chiffres exposés par le dirigeant et affectent les revenus à la société. Avant tout, les comptes annuels envoyés par le dirigeant sont soumis à l’avis de chaque associé. Ils peuvent donc être refusés, redressés ou acceptés. Ce n’est qu’une fois les comptes approuvés par la majorité que la mise en réserve des bénéfices ou la répartition des dividendes peut être décidée. Généralement, la rémunération du dirigeant est fixée dans la foulée, sauf si son montant est déjà mentionné dans les statuts de l’entreprise.

Vous le savez certainement déjà, l’AG est le rassemblement annuel de tous les propriétaires de l’entreprise. Une réunion si importante ne doit donc pas se limiter à l’approbation des comptes. Un ordre du jour peut être établi et aborder n’importe quel sujet nécessitant la présence ou l’avis des associés. C’est donc l’occasion de prendre certaines décisions pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Notez que l’AG donne lieu à un procès-verbal qui indique toutes les décisions prises par les associés. Ce document sert de compte rendu pour le greffe et marque la fin de l’AG et celui de l’approbation des comptes.

Les techniques de rédaction du procès-verbal d’une AG

Le procès-verbal devant être envoyé à l’une des institutions les plus importantes comme le tribunal de commerce, il doit être rédigé selon un format bien spécifique. Dans le cas d’un « sous seing privé » (effectué par un tiers ou les parties elles-mêmes), le procès-verbal n’implique pas la présence d’un professionnel juridique comme le notaire. C’est au dirigeant de l’entreprise d’endosser l’entière responsabilité de son écriture. Le site officiel d’Infogreffe insiste sur le fait que ce document doit indiquer en introduction :

• la date de l’AG,
• le lieu de l’AG,
• l’identité du président de l’AG,
• l’identité de tous les associés présents (en physique, via des moyens de télécommunication électroniques ou représentés par le biais d’une procuration) avec indication de leurs parts sociales (titre qui peut être détenu par un associé).

Concernant le contenu de la réunion, le procès-verbal doit être une retranscription intégrale. Pour cela, il faut écrire les points suivants : les documents et rapports soumis à l’AG, l’objectif des débats et un résumé fidèle. Tout ceci exclut les analyses de discussions qui précèdent l’adoption des décisions. Il faut simplement garder les résolutions définitives et celles rejetées par l’assemblée. Le résultat des votes dans chaque cas est également requis pour donner plus de détail dans le procès-verbal.

De plus, dans le cas où certaines difficultés techniques de transmission sont survenues pour perturber le déroulement de l’Assemblée générale, le procès-verbal devra tous les mentionner. Ces cas sont fréquents lorsque la présence de certains associés à l’AG est assurée par les moyens de télécommunication.

Les démarches pour déposer les comptes annuels

Le processus des comptes annuels d’une entreprise ne s’arrête pas à l’approbation des comptes au cours de l’AG. Cette étape est obligatoire, mais il faut ensuite déposer le procès-verbal au greffe du tribunal de commerce afin d’appliquer les décisions. Ce geste est incontournable pour poursuivre les démarches juridiques relatives à la clôture de l’exercice comptable. Vous êtes d’ailleurs soumis à une amende allant de 1 500 € à 3 000 €, si vous ne remettez pas les documents nécessaires à l’institution.

Le délai de dépôt du procès-verbal est d’un mois après l’AG et de deux mois si le dirigeant opte pour une procédure de dépôt en ligne. Pour le choix de la procédure en ligne, vous pouvez consulter le site officiel de l’Infogreffe. 5 pièces doivent être réunies dans le cadre de la procédure :

• les rapports de gestion,
• les comptes annuels (le bilan, le compte de résultat et les annexes),
• la résolution votée d’affectation du résultat,
• la proposition d’affectation du résultat soumise à l’AG,
• le rapport sur la gestion.

Dans la mesure du possible, vous devez également prévoir le rapport du commissaire aux comptes. Que ce soit l’EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ou la SARL (Société à Responsabilité Limitée), les responsabilités restent les mêmes. Si vous êtes gérant d’une EURL ou d’une SASU, il est inutile de tenir une Assemblée générale d’approbation des comptes tout seul. Il suffit de déposer vos comptes annuels dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice social de l’entreprise et le tour est joué. En ce qui concerne les autres types d’entreprises, la procédure normale doit être respectée.

Si vous êtes dirigeant d’entreprise, vous savez désormais ce qu’il faut faire pour respecter les règles juridiques d’une approbation des comptes. Faites en sorte de fournir les documents indispensables, le format du procès-verbal et les délais de dépôts au greffe du tribunal de commerce.

Les conséquences d’un refus d’approbation des comptes annuels

Le refus d’approbation des comptes annuels peut engendrer de graves conséquences pour l’entreprise et ses dirigeants. Effectivement, en cas de non-respect des obligations légales, les administrateurs ou gérants s’exposent à des sanctions financières et pénales.

Dans un premier temps, le dirigeant doit convoquer une nouvelle Assemblée générale dans les trois mois suivant la décision de refus d’approbation. Durant cette réunion, vous devez trouver des solutions pour y remédier. Si ces dernières sont acceptées par l’AG, alors le dépôt au greffe du tribunal sera effectué comme prévu.

Si après cette seconde AG le résultat reste négatif, cela signifie que la situation financière de l’entreprise est critique. Les parties prenantes peuvent ainsi exercer leur droit d’action en justice contre les administrateurs afin de faire valoir leurs intérêts. Cette procédure fait suite aux articles L225-251 et R225-8 du Code de commerce qui permettent aux actionnaires minoritaires (ou autres personnes intéressées) ayant voté contre d’invoquer devant le tribunal l’inopportunité des décisions prises ou encore l’impossibilité pour eux d’en supporter les conséquences.

<img src='https://www.mr-annonce.fr/wp-content/uploads/media-consequences-refus-comptabilite.jpg' alt='Conséquences du refus d’approbation des comptes annuels‘ style=’text-align:center;’>

Les obligations légales de publication des comptes annuels après approbation

Après l’approbation des comptes annuels, les entreprises ont aussi des obligations légales de publication. En effet, elles doivent rendre leurs comptabilités publiques et accessibles à tous. Cette transparence est essentielle pour garantir la confiance du public dans l’économie.

Chaque entreprise doit publier ses comptes annuels sur son propre site web et les tenir disponibles pendant une durée minimum de 5 ans. Si elle possède un capital social supérieur à 50 000 euros ou qu’elle emploie au moins cinquante salariés, elle doit aussi publier ces informations dans un journal habilité, tel que le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC).

Il est primordial de rappeler que les sociétés commerciales sont soumises à une obligation supplémentaire : celle du dépôt légal auprès du greffe du tribunal compétent. Ce dernier rassemble toutes les pièces justificatives nécessaires concernant leur activité économique.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières importantes. Les représentants légaux encourent alors une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros par mois de retard ainsi qu’une interdiction temporaire ou définitive d’exercer certaine(s) fonction(s). Les conséquences peuvent être encore plus lourdes si la société connaît déjà des difficultés financières.